E-mailul, datorită numărului mare de avantaje față de scrisorile pe hârtie, a devenit de mult unul dintre principalele tipuri de comunicare. Cu toate acestea, la fel ca multe alte inovații tehnologice, acest tip de comunicare are propriile reguli. În ciuda faptului că comunicarea prin poșta prin internet a devenit parte integrantă a multor domenii ale vieții, majoritatea utilizatorilor nu vor putea răspunde la întrebarea care sunt componentele unui e-mail.
Structura de e-mail din punctul de vedere al utilizatorului
Mesajele de e-mail sunt atât similare, cât și foarte diferite de scrisorile de hârtie familiare generației mai vechi. Dar, indiferent de serviciul de e-mail, structura de e-mail este întotdeauna aceeași. Să enumerăm componentele unui e-mail, descriind pe scurt fiecare dintre ele:
- Câmp „Către”. Acest câmp conține adresa destinatarului. Dacă există mai mulți destinatari, separați-i cu punct și virgulă.
- Câmpul „Subiect”. În multe servicii de poștă, este considerat obligatoriu. Și va fi mai ușor pentru utilizatori să găsească scrisoarea dacă subiectul este indicat corect în ea.
- Corpul scrisorii. Corpul e-mailului conține textul principal.
Componente de e-mail ascunse
Ne-am uitat la structura vizibilă a scrisorii. Dar pe lângă elementele vizibile cu ochiul liber, următoarele câmpuri pot fi atribuite și componentelor unui e-mail:
- de la cine (acest câmp este completat automat);
- copie (pe lângă destinatarul principal, o copie a scrisorii este trimisă altcuiva);
- copie oarbă (utilizată dacă o copie a scrisorii trebuie trimisă fără informarea destinatarului principal);
- atașamente.
Componente de e-mail din punct de vedere tehnic
Din punct de vedere tehnic, orice e-mail include și următoarele componente:
- Headers sau, după cum sunt numite și, plicuri ale protocolului SMTP. Aceste anteturi pot fi incluse sau nu în corpul e-mailului. Adică, este posibilă o situație când serverul de e-mail are mai multe informații decât sunt indicate în corpul mesajului. Antetul conține adresele expeditorului, destinatarilor și adresa gazdei care trimite.
- Mesajul în sine, care este în limba protocoalelor SMTPnumită Date. Acesta, la rândul său, este subdivizat în:
- antetul scrisorii - prin analogie cu poșta de hârtie, conține date despre serverele de e-mail prin care a trecut scrisoarea și alte informații;
- corpul scrisorii - textul scrisorii în sine.
Structura de e-mail pentru corespondența comercială
Dacă până acum am vorbit despre structura unui email din punct de vedere tehnic, acum să ne uităm la elementele unui email bine scris pentru corespondența de afaceri, pentru că fiecare companie care se respectă încearcă să se conformeze cu standarde de comunicare general acceptate.
Deși există un număr mare de clasificări diferite ale mesajelor electronice, acestea sunt împărțite în două grupuri în funcție de structura de proiectare. Primul grup este scrisorile de comunicare, acestea sunt folosite în timpul muncii. A doua este scrisorile de acord: mesaje care sintetizează întâlnirea, indică termenele limită pentru finalizarea lucrărilor și alte aspecte importante pentru a clarifica acțiunile cerute de la fiecare dintre părți.
Să enumeram componentele fiecărui tip de e-mail separat.
Scrisoare-comunicare
Structura sa trebuie să includă:
- Subiectul e-mailului. În acest câmp, cel mai bine este să indicați exact ceea ce vă așteptați de la gazdă, cum ar fi convenirea asupra unei ore de întâlnire, o listă de probleme de luat în considerare și așa mai departe.
- Salutări. Chiar dacă scrisoarea este planificată să fie trimisă mai multor persoane,etica comunicării în afaceri presupune salutarea obligatorie a destinatarilor.
- Conținutul mesajului. Textul propriu-zis al e-mailului, care descrie solicitarea cât mai precis posibil.
- Semnătură corporativă. Un punct pe care mulți îl uită. Un șablon de semnătură alcătuit corect include numele complet și funcția autorului, informațiile de contact ale acestuia (număr de telefon, link-uri către site-ul companiei, e-mail etc.). Semnătura poate varia în funcție de regulile și regulamentele adoptate de organizație.
- Câmpurile „Către” și „Cc”. Acestea sunt listate ultimele dintr-un motiv - completându-le ultimele, veți exclude posibilitatea de a trimite un mesaj neterminat sau neverificat.
Scrisoare de acord
După cum s-a menționat mai sus, acest tip de mesaj electronic este folosit pentru a rezuma rezultatele întâlnirii, a indica planul de acțiune pentru fiecare parte și a fixa termenele limită. Astfel de scrisori sunt un fel de „protocol” de întâlniri și vă permit să structurați convenabil informațiile. O scrisoare de acest tip este construită conform planului:
- Salutări. Dacă numărul de participanți la întâlnire rezumat în scrisoare a fost mic, îi puteți enumera pe toți după nume sau puteți utiliza un tip general de salut.
- Repetați scopul întâlnirii, ale cărei rezultate sunt rezumate în scrisoare.
- Lista problemelor care au fost discutate în timpul întâlnirii. Pentru fiecare problemă sunt indicate acordurile, deciziile și termenele de implementare.
- Lista de probleme care nu necesită rezolvare urgentă, dar care nu trebuie trecute cu vederea.
- Clarificarea părerii participanților la întâlnire - se ia în considerare totul?
- Șablon de semnătură.
