În lumea tehnologiilor digitale, oamenii au stăpânit de mult metodele moderne de comunicare pe Web. Așadar, una dintre cele mai comune modalități de a transfera informații este e-mailul, cu ajutorul căruia poți comunica, învăța și dezvolta. Astăzi, internetul oferă o gamă largă de astfel de programe, dar cel mai popular și convenabil este Microsoft Outlook. În ciuda numeroaselor aspecte pozitive, acest program de e-mail are o serie de nuanțe care necesită o soluție specifică. De exemplu, mulți utilizatori începători se confruntă cu problema modului de a configura răspunsul automat în Outlook.
Funcție de răspuns automat
Astăzi, Outlook este cel mai popular program de e-mail, care este popular printre utilizatorii de internet datorită simplității și funcționalității sale. Datorită acestui program, puteți comunica și primi în mod liber e-mailuri. Dintre numeroasele caracteristici pozitive, ar trebui evidențiată posibilitatea unui răspuns automat. Dacă călătoriți pe distanțe lungi sau pentru o lungă perioadă de timpperioada de timp în care Microsoft Outlook vă permite să utilizați funcția de răspuns automat.
Dacă nu există conexiune la internet sau posibilitatea de a accesa căsuța poștală, răspunsul automat va trimite expeditorului contactele utilizatorului și un mesaj preînregistrat într-un șablon special.
Configurarea și funcționarea răspunsului automat
Majoritatea oamenilor, nu numai începătorii, ci și utilizatorii avansați de internet, se confruntă cu problema modului de a configura răspunsul automat în Outlook. Procedura de creare a unui răspuns automat în programul de e-mail nu va fi dificilă și consumatoare de timp dacă totul este făcut corect și conform instrucțiunilor.
Deci, pentru a configura răspunsul automat în Outlook, trebuie să faceți următoarele:
- Deschideți Outlook.
- Găsiți și faceți clic pe butonul „Scrieți mesajul”.
- Introduceți textul mesajului pentru răspuns automat. Este important să rețineți că acesta este textul care va fi trimis expeditorului.
- Găsiți și faceți clic pe butonul „Fișier”.
- În opțiunile „Fișier”, găsiți și faceți clic pe „Salvare ca”. Trebuie să selectați formatul „Șablon Outlook” și să salvați mesajul.
Crearea unui șablon este doar primul pas care vă va ajuta să înțelegeți cum să configurați răspunsul automat în Outlook și să faceți programul de e-mail mai ușor de utilizat.
Pași de bază pentru configurarea răspunsului automat
Configurarea răspunsului automat include următorii pași de bază:
- Trebuie să găsiți fila „Reguli” în panoul de sus al programului.
- Apoi selectați „Controlreguli și alerte”, unde trebuie să selectați opțiunea „Nou”.
- În fereastra care se deschide, selectați „Aplicați regulile la mesajele pe care le primesc”.
- După ce ați ales, faceți clic pe butonul „Următorul”.
- Va apărea fereastra „Rule Wizard”, unde nu trebuie să selectați nimic. Apoi trebuie doar să faceți clic pe butonul „Următorul” și apoi să răspundeți „Da”.
- În următoarea fereastră care apare, trebuie să bifați opțiunea „Marcați folosind șablonul specificat”. În fereastra de mai jos, trebuie să faceți clic pe „Șablonul specificat”.
- În continuare, va apărea fereastra „Foldere”, unde ar trebui să selectați „Șabloane în sistemul de fișiere”.
- După ce apare fereastra „Răspuns automat”, trebuie să faceți clic pe ea și să o deschideți.
- În „Rules Wizard” care se deschide, selectați „Next”.
- În ultima fereastră, înainte de a configura răspunsul automat în Outlook, trebuie să faceți clic pe butonul „Terminare”.
Deci, setarea de răspuns automat a fost finalizată cu succes. Acum mesajele încorporate în șablon vor fi trimise la orice adresă. Important de știut: pentru ca răspunsul automat să funcționeze stabil și eficient, ar trebui să oferiți computerului personal internet neîntrerupt.
În concluzie
Astfel, în funcție de șablonul creat și de acțiunile întreprinse, un răspuns automat va fi utilizat în Outlook pentru toate e-mailurile primite. Dar ar trebui să țineți cont de faptul că expertul pentru reguli prevede trimiterea unui răspuns automat către destinatar o singură dată.
Sesiunea începe după prima lansare a programului de e-mail și se termină când ieși din acesta. În timp ce programulfuncționează, un răspuns repetat către destinatar care a reușit să trimită un anumit număr de mesaje nu va veni. Pe parcursul sesiunii, programul creează o listă specifică de utilizatori cărora le-a fost trimis un răspuns automat. Astfel de acțiuni vă permit să evitați retrimiterea mesajului. Cu toate acestea, dacă reporniți programul, lista este ștearsă. Astfel, având în vedere pașii de bază pentru configurarea și crearea șabloanelor, toate îndoielile cu privire la modul de configurare a răspunsului automat în Outlook ar trebui să dispară.
