Cei mai mulți utilizatori obișnuiți lucrează cu e-mail direct pe site. Funcționalitatea pe care o oferă este suficientă pentru a crea și a primi e-mailuri. Dar dacă trebuie să trimiteți aceeași scrisoare unui număr mare de persoane, trebuie să trimiteți un anumit mesaj la un anumit moment, să continuați să trimiteți scrisori fără participarea unei persoane în timp ce acesta se bucură de plajă în vacanță? În astfel de cazuri, tot felul de programe și servicii de corespondență automată vin în ajutor. Se deosebesc prin funcționalitate, plătit/gratuit, caracteristici ale muncii și mulți alți factori, dar ceea ce îi unește este că nu au nevoie de prezența constantă a unei persoane pentru a lucra. E-mailurile pot fi trimise 24 de ore pe zi, cu diferite intervale reglabile.
De ce avem nevoie de buletine informative?
Părerea că site-ul web este principalul și cel mai eficient instrument de marketing este departe de adevăr. Majoritatea cumpărătorilor unui produs sau serviciu la un singurvizitarea unei pagini web nu este încă pregătită pentru a lua o decizie de cumpărare. Motivele pot fi diferite, și nu pe ultimul loc este uitarea banală. Clienții pur și simplu nu-și amintesc să fi văzut ceva care le-a atras atenția. Unii cumpărători potențiali trebuie să li se reamintească în mod repetat de ei înșiși până când în cele din urmă fac o achiziție. Și e-mailul automat trimis servește ca un astfel de memento.
Posibilități de clienți și servicii de e-mail
Există multe programe și servicii pentru trimiterea automată a corespondenței, atât plătite, cât și gratuite. Funcționalitatea lor nu se limitează la trimiterea de scrisori fără intervenție umană, capabilitățile sale sunt mult mai largi:
- Înainte de trimiterea prin corespondență în masă, eficiența scrisorilor poate fi testată pe un grup selectat de utilizatori prin studierea statisticilor de trimitere și livrare a acestor scrisori, a activității clienților după primirea acestora.
- Serviciile vă permit să actualizați în mod regulat lista de abonați prin procesarea mesajelor de serviciu despre erorile de livrare. Astfel, resursele de sistem nu sunt irosite cu trimiteri de poștă inutile către adrese care nu mai există.
- Datele statistice despre clicurile pe linkuri din e-mailuri vor ajuta la evaluarea eficacității unei campanii de publicitate.
- Tehnologia încorporată pentru determinarea locației abonaților vă va permite să selectați scrisorile pentru trimitere prin corespondență în funcție de geografie.
- Baza pentru trimiterea scrisorilor poate fi completată în diferite moduri automate, de exemplu, prin scanaresite-uri de pe web.
Răspunsurile automate la scrisori sunt de asemenea configurate. Acest lucru va fi util, de exemplu, la plecare. Persoana care a scris-o poate fi informată că scrisoarea a fost primită, dar răspunsul la aceasta va fi la întoarcere după un timp. Dacă a existat o modificare a adresei de e-mail, atunci este foarte ușor să primiți e-mailuri trimise la vechea adresă - trebuie doar să configurați redirecționarea. Dar cum să îi informezi pe toți cei care scriu că vechea adresă nu mai este relevantă, iar data viitoare este mai bine să scrii direct la alta? Și scrierea automată vă va ajuta în acest sens.
Astfel de programe au de obicei șabloane de scrisori tipice care pot fi modificate cu ușurință pentru a se potrivi nevoilor dvs. Datorită tuturor acestora, corespondența automată vă permite să promovați bunuri și servicii cu timp și bani minim cheltuiți pentru publicitate, procesarea și analiza corespondenței.
Trimiteți ce?
Cele mai populare scrisori sunt salutările (de exemplu, după înregistrarea pe resursă) și recunoștința (de exemplu, pentru o comandă perfectă sau o cooperare pe termen lung cu o companie).
Salutările sunt cele mai citite scrisori. Oamenii sunt obișnuiți să le vadă, majoritatea le deschid în căutarea unor informații utile sau interesante.
Scrisorile de recunoștință pot conține informații despre comandă, metoda de livrare, diferite promoții și reduceri pentru clienții obișnuiți. Toate acestea atrag oamenii, iar astfel de scrisori, de regulă, sunt, de asemenea, citite sau cel puțin privite cu ochiul obișnuit.
Se poate scrie automatofera produse legate de cele pe care o persoana le-a achizitionat sau de care era interesata. Scrisorile vă vor permite să felicitați, de exemplu, la mulți ani, făcând o ofertă individuală avantajoasă.
Pentru a lucra cu probleme complexe ale clienților, desigur, va fi deja nevoie de specialiști. Dar problemele mai simple, datorită scrisorilor automate, pot fi rezolvate non-stop și zilnic atunci când utilizatorii au nevoie de ele.
Dintre toată varietatea de programe și servicii, programul Microsoft Outlook este binecunoscut, astfel că metodele de creare a listelor de corespondență, a răspunsurilor automate și a trimiterii anumitor scrisori către alte adrese vor fi luate în considerare folosind exemplul său.
Buletin informativ
Pentru a trimite o scrisoare unui grup mare de persoane, nu este nevoie să le adăugați manual la lista de corespondență de fiecare dată. Pentru a face acest lucru, puteți crea o listă de corespondență. În fila „principală” din program, trebuie să selectați elementul „creați un grup de contacte”, apoi să specificați un nume pentru acest grup și să adăugați membri la acesta. Lista participanților și numele grupului, dacă este necesar, sunt editate sau șterse complet. Același contact poate fi inclus într-un număr arbitrar de mare de grupuri de utilizatori cărora li se va efectua trimiterea automată. Acest lucru economisește mult timp.
Scriere automată: cum se face
Uneori este necesar să trimiteți o scrisoare automată la o oră strict definită și în absența expeditorului însuși la computer. Trimiterea automată de e-mailuri în Outlook vă permite să faceți exact asta. Ar trebui să scrieți o scrisoare obișnuităatașați fișierele pe care le doriți, specificați destinatarii sau lista de corespondență, apoi accesați secțiunea de meniu „opțiuni”. Mai departe, în această secțiune, este selectat elementul „întârzierea livrării” și apoi - „nu livrați până la”. Apoi sunt configurați toți parametrii necesari, inclusiv data și ora la care a fost trimisă scrisoarea, prezența sau absența notificărilor de livrare și citire etc.
După ce ați specificat toate datele necesare, trimiteți un e-mail. Acesta va fi salvat în folderul scrisorilor trimise, dar de fapt va ajunge la destinatar numai în ziua și ora specificate. Este important ca în acest moment computerul să fie pornit, programul să ruleze pe el și să existe și o conexiune la internet. Dacă aceste condiții nu au fost create la momentul potrivit, atunci trimiterea automată a scrisorilor va avea loc în momentul în care acestea sunt în cele din urmă îndeplinite. Nu este foarte convenabil, dar nu poți face nimic în privința asta.
Redirecționați automat e-mailurile Outlook
Există două moduri de a trimite scrisori de la primul destinatar către alții - redirecționarea și redirecționarea. Scrisorile redirecționate se disting prin prezența abrevierei FW în subiect, iar destinatarul vede de la ce adresă a fost trimisă inițial scrisoarea și de la care ulterior i-a fost transmisă. Redirecționarea nu este vizibilă pentru destinatar, acesta vede scrisoarea ca fiind trimisă de primul expeditor.
Control de redirecționare
Puteți configura fie redirecționarea absolută a tuturor mesajelor, fie să creați reguli care reglementează ce și când ar trebui redirecționat. În acest caz, mesajele redirecționate sunt stocate în folder"Inbox". Programul analizează scrisoarea trimisă, iar dacă îndeplinește condițiile specificate în reguli, atunci efectuează acțiunea specificată de această regulă. Aceasta poate fi nu numai redirecționarea automată a scrisorilor sau un răspuns la acestea, ci și mutarea acestora într-un anumit folder, adică sortarea, ștergerea etc.
Pentru a crea reguli pentru procesarea corespondenței primite, trebuie să selectați elementul „reguli” din fila principală a programului. În plus, în meniul „Gestionați regulile și alertele”, algoritmii de procesare a scrisorilor primite sunt deja configurați direct.
Forward Deny
Unele e-mailuri nu pot fi redirecționate - acest lucru se întâmplă atunci când expeditorul a protejat mesajul pe care îl trimite, împiedicând destinatarul să partajeze aceste informații cu oricine altcineva. O astfel de restricție este eliminată numai de către expeditor, destinatarul nu va putea face acest lucru în niciun fel.
De asemenea, în companii, administratorul de sistem își poate stabili propriile reguli care restricționează sau interzic trimiterea completă a scrisorilor în afara rețelei companiei și, uneori, chiar în cadrul acesteia. Acest lucru se face pentru a proteja informațiile corporative.
Răspunsuri automate
Dacă destinatarul lipsește din cauza unei călătorii de afaceri, a unei vacanțe, a unei boli sau dintr-un alt motiv, pot fi configurate răspunsuri automate la scrisori. Dacă e-mailul se află pe un serviciu de corespondență corporativă, atunci puteți crea și răspunsuri diferite la scrisorile venite de la alți angajați ai companiei și la cele primite din exterior.
Pentru a activa această funcție, în meniul programului din secțiunea „fișier”, selectați elementul „răspunsuri automate”, unde trebuie să selectați „trimite răspunsuri automate”. În această secțiune este scris textul scrisorilor și este indicată perioada în care vor fi transmise aceste răspunsuri. Dacă utilizatorul este online înainte de sfârșitul acestei perioade, i se va solicita să dezactiveze funcția.
Pentru perioada de valabilitate a răspunsurilor automate, puteți seta reguli de procesare a corespondenței, de exemplu, pentru a le transmite altor angajați ai companiei care pot rezolva problemele apărute etc.
Asistență detaliată este disponibilă în program, precum și sfaturi pentru a ajuta la evitarea greșelilor obișnuite atunci când lucrați cu acesta.
