Majoritatea companiilor moderne păstrează legătura cu clienții prin utilizarea internetului: e-mail, rețele sociale și mesagerie instant. Acest lucru facilitează foarte mult procesul de contact cu publicul, dar provoacă și unele probleme de securitate și încredere. Escrocii pot folosi numele organizației pentru a înșela utilizatorii. Prin urmare, conturile companiei ar trebui să arate unice și să confirme oficialitatea. Pentru aceasta se folosesc adrese de email corporative cu domeniul companiei. Acestea permit nu numai să se confirme că acest canal de comunicare duce direct la organizație, dar și să sublinieze seriozitatea și reprezentativitatea acesteia.
Poștă corporativă: definiție și creare
Dacă vă gândiți cum să creați un e-mail corporativ, va fi util să înțelegeți mai întâi ce este acesta și cum puteți rezolva problema.
Corporate mail este un astfel de sistem de adrese de poștă electronică, care este gestionat de administrația companiei,are un domeniu separat în adresa de după semnul @ și are anumite resurse dedicate pentru a face afaceri: un calendar partajat, stocare în cloud, corespondență automată. O astfel de e-mail oferă alte opțiuni, cum ar fi gestionarea conturilor de angajați, crearea acestora și utilizarea adreselor de cutie poștale scurte și simple.
Mulți hosteri oferă propriile servicii de corespondență corporative clienților lor. De asemenea, puteți crea un server de e-mail achiziționând hardware special sau găzduindu-l pe un server cloud. Dar poate că cea mai simplă și mai ieftină modalitate este de a folosi serviciile de servicii de e-mail mari de la Google sau Yandex.
Înregistrare domeniu
Primul lucru la care trebuie să vă gândiți după întrebarea „cum să creați un e-mail corporativ cu propriul domeniu” este să vă creați propriul domeniu. Puteți face acest lucru cu registratori speciali sau hosteri care închiriază nume de domenii. Pentru a face acest lucru, trebuie să alegeți în ce zonă va fi domeniul dvs. Acum există un număr foarte mare de ele: de la naționale (.ru,.ua,.de) și teritoriale (.su,.eu) până la cele legate de ocupații și interese (.online,.run,.website,.club,.joc,. locuri de muncă). Există mai mult de 1.000 de zone diferite, iar prețul de închiriere poate varia de la 100 la sute de mii de ruble, în funcție de exclusivitatea și raritatea zonei.
În plus, dacă numele de domeniu dorit este deja luat, puteți încerca să-l cumpărați, dar atunci prețul de emisiune va fi de cel puțin câteva zeci de mii de ruble. Dar merită dacă intenționați să creați sau să transferați un site în acest sensdomeniu.
Odată ce ați reușit să creați un domeniu de e-mail corporativ, vă puteți gândi la munca serverului de e-mail.
Motor de server de e-mail cu domeniul dvs
Pentru a începe să creați e-mail, trebuie să înțelegeți cel puțin elementele de bază ale serverului de e-mail.
Este necesar un server de e-mail pentru a trimite și a primi e-mailuri. Utilizează setări specifice domeniului pentru a stabili o conexiune cu serverul destinatarului. Aceste setări se numesc înregistrări MX și oferă programului informații despre serverele care acceptă mesajele primite pentru un anumit domeniu. Pentru a primi mesaje, serverul contactează și domeniul expeditorului și analizează datele din înregistrările SPF care indică ce server poate folosi domeniul pentru a trimite mesaje. Domeniul este verificat și prin prezența unei chei DKIM care confirmă securitatea sursei.
Deci, domeniul dvs. trebuie să aibă valori MX și SPF corecte în DNS pentru a funcționa cu serverul de e-mail. Există un număr mare de servere de e-mail, dar cele mai accesibile, fiabile și sigure sunt în același timp cele mai populare - acestea sunt serviciile Google și Yandex. Avantajele lor sunt găzduirea gratuită (permanent pentru Yandex și 2 săptămâni pentru Google) a unui server de e-mail pentru un domeniu, asistență profesională și la timp, suport constant în lucrul cu mail.
Cum se creează un e-mail corporativ în Google?
Începeți să utilizați corespondența corporativăde la Google este posibil după înregistrarea într-un serviciu special pentru afaceri - G Suite. Pentru a face acest lucru, accesați pagina de servicii și specificați următoarele date:
- Numele companiei.
- Număr de angajați.
- Nume de domeniu (dacă nu este disponibil, vă puteți înregistra direct de pe pagina de servicii).
- Număr de telefon.
- Adresa poștală pe care o verificați în mod regulat.
După înregistrare, utilizatorul are posibilitatea de a configura în continuare e-mailul corporativ.
Dar mai întâi de toate, trebuie să confirmați calitatea de proprietar al domeniului. Este convenabil ca Google să determine registratorul și să facă recomandări cu privire la configurarea DNS-ului cu el pentru confirmare. Acest lucru se poate face în 4 moduri:
- Prin înregistrare TXT.
- Prin CNAME.
- Prin înregistrare MX.
- Prin codul HTML de pe site (dacă există).
Prima metodă implică adăugarea unei înregistrări de control TXT în setările DNS ale domeniului, care va fi furnizată de G Suite. A doua și a treia metodă diferă de prima doar prin tipul de înregistrare. Iar a patra poate fi făcută numai dacă aveți un site web: trebuie să creați o pagină cu un anumit nume (setat de serviciu) și să adăugați codul de verificare specificat la aceasta.
După confirmare, setările de e-mail corporative devin disponibile.
Setări și funcții de e-mail Google
Google oferă multe setări și funcții avansate diferite de personalizat, toate fiind plătite. Vă rugăm să rețineți:
- În primul rând, pentruPentru o securitate sporită, puteți activa funcții precum conectare unică. Acest lucru vă permite să autorizați angajații din conturile de e-mail folosind o pagină web să se conecteze în mod specific la aceste persoane. Sau, de exemplu, gestionarea parolelor, care vă va permite să recuperați sau să schimbați parolele angajaților pierdute. Pe lângă gestionarea API-ului Google, care face posibilă dezactivarea serviciilor terță parte din căsuța poștală și drive.
- În al doilea rând, puteți adăuga utilizatori la sistemul de e-mail. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți clic pe pictograma „+” din panoul corespunzător și să introduceți informații despre angajat, indicând o nouă adresă de corespondență în sistemul dvs. și setând parola inițială. Folosind aceste date, el se va putea conecta la contul său de companie.
- În al treilea rând, puteți crea aliasuri pentru adresele de e-mail, dacă este necesar. Adică, a doua adresă, scrisorile din care vor fi redirecționate către cea inițială.
- În al patrulea rând, există o opțiune de a organiza grupuri și e-mailuri în masă pentru ca angajații să poată comunica.
Pe lângă un cont de e-mail, toți angajații vor primi cel puțin 30 GB spațiu pe disc, un calendar sincronizat, un cont Google+ și acces la toate serviciile Google.
Cum se creează e-mailuri corporative în Yandex?
Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți aproape aceiași pași ca și pentru serviciul Google. Trebuie să înregistrați un domeniu în Yandex. Mail, să confirmați că acesta vă aparține (prin codul html și prin setările MX) și să continuați cu setările.
Există o mică diferență -„Yandex” oferă utilizatorului să-și delege domeniul sub controlul gigantului de căutare pentru a evita setările manuale DNS. Acest lucru se poate face prin site-ul web al registratorului, urmând instrucțiunile detaliate de la Yandex.
După ce ai făcut toate acestea, poți începe să înveți despre toate posibilitățile de corespondență gratuită pentru un domeniu de la Yandex.
Setări și opțiuni pentru e-mail Yandex
Primul lucru pe care Yandex îl va oferi este să adăugați o înregistrare DKIM pentru domeniul dvs., astfel încât e-mailurile să fie verificate cu mai mult succes pentru spam.
Crearea conturilor pentru angajați este, de asemenea, ușoară aici: trebuie doar să introduceți numele, adresa și parola inițială. Aceste informații vă vor ajuta să vă conectați la contul dvs. Administrarea contului vă permite să schimbați datele personale, să schimbați parola și starea utilizatorului în sistemul corporativ.
„Yandex” vă permite să creați până la 1000 de adrese poștale, proprietarii acestora să utilizeze spațiul pe disc și alte servicii ca un utilizator normal. Și administratorul poate crea e-mailuri și chat-uri în masă, aliasuri de adrese și conectare unică.
Rezultat
Pentru a face pasul important de a decide crearea unei e-mailuri corporative pe calea construirii unei echipe reprezentative și solide, care este recunoscută și cu care se dorește să facă afaceri, este ceea ce orice companie aspirantă ar trebui să se străduiască să realizeze. Și nu necesită investiții mari: folosirea găzduirii de mail ale celor mai mari două companii din domeniul Internetuluitehnologii, vă puteți organiza propriul sistem de corespondență corporativă. Mai mult decât atât, dacă restricțiile gratuitului „Yandex” au devenit tangibile pentru companie, atunci există posibilitatea integrării nedureroase cu serviciul plătit G Suite, în care aceste neajunsuri sunt înlăturate.
